Inleiding

Als een verzekering via bemiddeling door TAF Online B.V. wordt afgesloten, dan is TAF Online B.V.  de bemiddelaar en het aanspreekpunt voor de verzekeringsnemers en/of verzekerden inzake de aangevraagde en/of afgesloten verzekeringen. 

TAF B.V. vertegenwoordigt bij het afsluiten van verzekeringen en het behandelen van schades de belangen van de verzekeraars van wie zij een volmacht heeft ontvangen.

Het kan voorkomen dat er conflicterende belangen (dreigen te) ontstaan tussen de bemiddelaar (TAF Online B.V.) en de gevolmachtigd agent (TAF B.V.). Deze procedure voorziet in een werkwijze waarbij sprake is / kan zijn van conflicterende situatie tussen partijen.

Wanneer is sprake van een conflicterende situatie?

Doordat medewerkers van TAF B.V. zowel werkzaamheden voor TAF B.V. verrichten  als volmachtbedrijf en TAF Online B.V. als bemiddelaar kan een zogenaamde conflicterende situatie ontstaan tussen het uitvoeren van de functie bij beide bedrijven.  

De rol van de bemiddelaar is om de belangen van de verzekeringsnemer, de verzekerde of de begunstigde te behartigen. Dit kan haaks staan op het dienen van het belang van de verzekeraar en/of van de aanbieder. Er kan onder andere sprake zijn van een conflicterende situatie bij:

• onterechte acceptatie of afwijzing van een risico
• onterechte toestemming tot wijziging of beëindiging van een verzekering
• onterecht verlengen van een verzekering
• onterecht accepteren of afwijzen van een schade
• onterecht informatie achterhouden

Hieronder lichten wij toe hoe we conflicterende belangen proberen te voorkomen en hoe we omgaan met (mogelijk) conflicterende situaties. 

Voorkomen van conflicterende belangen

• De bedrijfsvoering is dusdanig ingericht dat de bedrijfsprocessen van onze bemiddelings- en volmacht activiteiten van elkaar zijn gescheiden.

• De bemiddelings- en volmacht activiteiten zijn ondergebracht in verschillende rechtspersonen. Deze rechtspersonen beschikken ieder over afzonderlijke processen, procedures en hebben een eigen jaarrekening. 

• TAF B.V. is met TAF Online B.V. een samenwerkingsovereenkomst aangegaan welke identiek is aan de samenwerkingsovereenkomst die TAF met onafhankelijke  bemiddelaars heeft gesloten;

• Tot aan het moment dat de aanvragen het reguliere acceptatieproces ingaan, is er sprake van een duidelijke taakscheiding en werkprocessen. Zodra de aanvraag via TAF Online B.V. is ingediend, gaat de aanvraag mee in het reguliere acceptatieproces van TAF B.V. zoals dat ook voor aanvragen geldt die via onafhankelijke bemiddelaars zijn ingediend. Acceptatie van de aanvraag, mutaties gedurende de looptijd van de verzekering en eventuele afhandeling van schade vindt uitsluitend plaats door TAF B.V.;
• Er is een protocol conflicterende situaties opgesteld (zie hieronder) dat dient te worden gehanteerd indien een conflicterende situatie zich voordoet;
• Het fraudebeleid, inclusief de daarbij behorende procedures en controles. Alle acceptatie- of schadezaken waarbij een vermoeden van fraude bestaat worden behandeld door een fraudecontactpersoon van TAF B.V.

Wat is ons beleid bij een conflicterende situatie?

Om te zorgen dat duidelijk is wie de rol van bemiddelaar en wie de rol van gevolmachtigde vervult, is het volgende beleid geformuleerd:

• De feitelijke leider van TAF B.V. is eindverantwoordelijke voor het volmacht beleid.
• Tussen TAF B.V. en TAF Online B.V. zijn strikte afspraken gemaakt (procedures vastgesteld) over het accepteren en wijzigen van verzekeringen én de afhandeling van schades. In deze afspraken is duidelijk omschreven wat de processtappen en controlemomenten zijn. De feitelijke werkzaamheden die namens verzekeringsmaatschappijen worden gedaan, worden uitsluitend geaccordeerd en/of uitgevoerd door medewerkers van TAF B.V..
• Afwijking van het beleid binnen de bevoegdheden van de verleende volmacht kan enkel na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van TAF B.V. ;
• Afwijking van het beleid buiten de bevoegdheden van de verleende volmacht kan enkel na (schriftelijke) toestemming van de feitelijk leider van TAF B.V. en de volmachtgever;
• Beslissingen c.q. toestemmingen van de feitelijk leider van TAF B.V. en/of volmachtgever worden vastgelegd en gearchiveerd

Als zich een situatie voordoet waarbij sprake kan zijn van een tegengesteld belang, dan is het de medewerkers van TAF B.V. en TAF Online B.V. niet toegestaan daarin zelfstandig een beslissing te nemen. Onderstaand protocol conflicterende situatie dient te worden gevolgd. 

Protocol conflicterende situatie

1. De medewerker in kwestie brengt de situatie in kaart en raadpleegt de procedures en werkinstructies van het volmachtbedrijf, mede gebaseerd op de instructies van de volmacht gevende verzekeraar.

2. De zaak wordt voorgelegd aan de feitelijk leidinggevende van TAF B.V. Deze neemt een gemotiveerde beslissing, waarbij het belang van de klant volledig is meegewogen.

3. Zo nodig wordt ter zake het oordeel van de volmacht­gevende verzekeraar en de afdeling Juridische Zaken van TAF B.V. gevraagd. 

4. De beslissing wordt door de medewerker vastgelegd in het dossier van de klant. 

5. TAF Online B.V. communiceert de beslissing aan de klant.